El motor de reservas: calendario, día y reservas manuales

TitanIA no solo conversa: lleva tus reservas. Calendario del mes, vista del día, reservas cargadas a mano, disponibilidad, cambios de fecha y asignación de habitaciones.

No es un PMS y no pretende serlo. Si hoy usas uno para housekeeping, facturación o gestión de personal, lo sigues usando. Lo que sí resuelve es que el hotel sin PMS pueda operar completo, y que el hotel con PMS no tenga que entrar a otro sistema para ver lo que vendió el bot.

¿Cuándo necesito esto?

Todos los días. Es la pantalla de recepción.

La vista del mes

En Reservas (/reservas) tienes tres vistas: Mes, Línea de tiempo (una fila por habitación) y Lista. Arriba está la franja de hoy: llegadas, salidas, huéspedes en casa, saldo por cobrar y lo que espera respuesta. Si trabajas todo el día desde esta pantalla, mira Reservas como tu panel principal: ahí está cómo abrir el panel en Reservas, la ficha lateral, el clic derecho y cómo crear una reserva arrastrando.

Cada reserva muestra su estado. Los dos que más se leen en el día a día:

• Pendiente de pago — se confirmó pero el cobro aún no entra.
• Cobrar al check-in — el huésped paga al llegar; recepción tiene que acordarse.

Cuando la disponibilidad viene de un PMS conectado, la reserva aparece marcada como gestionada allá y no se edita desde acá: la fuente de verdad sigue siendo tu PMS.

La vista del día

Al abrir un día (/app/reservas/<fecha>) ves la operación en tres bloques:

• Salidas del día — quién se va, con la hora de check-out.
• Llegadas previstas — quién llega, con la hora de check-in.
• En casa ahora — las noches en curso.

Es la lista que conviene mirar al empezar el turno. Desde acá también puedes bloquear el día completo si el hotel no recibe (cierre por mantención, evento privado) y quitar ese bloqueo después.

Reserva manual

El botón “Reserva manual” (/app/reservas/manual) carga una reserva que llegó por otro canal: teléfono, mostrador, un huésped que volvió. Elige fechas, unidad y huésped, y queda igual que cualquier otra: cuenta para la disponibilidad, para las métricas y para el CRM.

Si llegas desde la ficha de un huésped con “Nueva reserva”, sus datos vienen precargados.

Documento de identidad. En la tarjeta Huésped eliges el tipo, RUT (Chile), Pasaporte o Cédula o DNI de otro país, y escribes el número. Es opcional, aunque tu sitio exija el documento: un walk-in o una reserva por teléfono se cargan con lo que sabes. Si lo escribes, tiene que ser válido: el RUT se revisa con su dígito verificador y va a la boleta; el pasaporte y la cédula extranjera quedan en la ficha y no van a la boleta. El país sigue anotándose en las notas de la reserva.

Tus preguntas propias. Si agregaste campos propios al formulario de reserva (por ejemplo la patente del vehículo), aparecen en la misma tarjeta. Desde el panel ninguna es obligatoria; lo que contestes se guarda igual que si el huésped hubiera reservado en tu sitio.

Vender un paquete. Si la reserva se vendió como paquete (por tu agencia, por teléfono o con una transferencia), elígelo en “Paquete (opcional)”. El formulario fija las noches del paquete y te ofrece solo sus habitaciones. Para un grupo puedes subir la Cantidad de unidades o, con “Cobro por link”, armar a mano una combinación de varios tipos: el paquete va una vez por habitación y te pedimos cuántas personas van en cada una (te proponemos un reparto parejo y lo corriges si no es así). El total es el del paquete, con lo que incluye, y no se suman extras sueltos ni un precio acordado. Las tres formas de cobro funcionan igual; con “Cobro por link”, el link cobra el total del paquete, no la garantía. La reserva cuenta en el cupo del paquete, aparece en “Ver reservas” de su tarjeta y se suma a su salida en la agenda de actividades. Si el paquete incluye traslado, el formulario te pide el Lugar de recogida (opcional). Solo se ofrecen los paquetes publicados.

Acciones sobre una reserva

Acción	Qué hace
Asignar habitación	Elige la unidad concreta dentro del tipo. Avisa si ya está ocupada o fuera de servicio en esas fechas. Con “Ver todas las habitaciones” puedes darle una de otro tipo sin cambiar lo que compró (una mejora)
Cambiar habitación	Pasa una o varias habitaciones de la reserva a otro tipo: cambia lo que compró el huésped, la disponibilidad que se publica y, si lo eliges, el precio
Cambiar fechas	Antes de aplicar, consulta disponibilidad y muestra el precio nuevo junto al anterior
Agregar paquete	Convierte una reserva de habitación en una de paquete: suma lo que el paquete incluye y la deja con su precio
Cobrar saldo en recepción	Registra el cobro del saldo pendiente con el medio de pago que uses
Registrar pago	Deja constancia de un pago recibido fuera de la pasarela
QR de check-in	Genera el pase para mostrárselo al huésped, con opción de renovar el código
Descargar comprobante	Baja en PDF el mismo comprobante que el huésped descarga desde el enlace de su confirmación, para imprimirlo o reenviarlo
Extras	Ofrece servicios adicionales sobre una reserva confirmada
Editar datos del huésped	Completa o corrige nombre, teléfono, correo, documento y tus preguntas propias. Sirve para las reservas que cargaste sin contacto o que traes de tu sistema anterior

El comprobante es el del huésped, no una copia aparte. Lo encuentras en la ficha de la reserva, debajo del pago. Sirve para el huésped que llega al mostrador sin el correo a mano o para la agencia que te pide el voucher. Muestra lo que está cobrado en ese momento (pagada, garantía pagada o confirmada) y trae el QR que lleva a la página de su reserva. Solo existe cuando la reserva está confirmada: mientras está aceptada sin confirmar, la ficha te lo indica en lugar del botón. Las reservas que vienen de una OTA o de tu PMS no lo tienen: su comprobante lo emite la OTA o el PMS. Lo descargan los roles de recepción (dueño, gerente y recepcionista).

Editar datos del huésped no le envía nada. Se guarda solo lo que cambias. Con un correo, el huésped recibirá desde ahí los avisos automáticos de su estadía: la bienvenida cuando marques su llegada, el aviso si la reserva se cancela y, si pides reseñas, la invitación cuando marques su salida. El teléfono queda como dato y no activa mensajes. No está disponible en las reservas de una OTA o de tu PMS (sus datos se cambian allá) ni en las canceladas. Cada cambio queda registrado con quién lo hizo y qué campos tocó.

Cambiar fechas nunca aplica a ciegas. Primero te muestra si hay disponibilidad y cuánto cambia el total con las tarifas de hoy. Si la reserva ya está pagada y el total sube, la diferencia queda como saldo para Cobrar saldo en recepción; si baja y el huésped queda con dinero a favor, la devolución queda como tarea en Aprobaciones en vez de devolverse sola. Para darle una noche más a un huésped, mueve solo la fecha de salida (o estira el borde derecho de su barra en la línea de tiempo).

Una reserva de varias habitaciones de tipos distintos también se mueve. Cada tipo tiene que tener lugar en las fechas nuevas; si a uno le falta, la reserva no se mueve. Lo que no se mueve desde aquí es una reserva vendida como paquete o con cargos que dependen de las fechas (un descuento por larga estadía, un recargo): en ese caso crea una reserva manual con el precio que acuerden y cancela esta.

Una reserva con precio acordado lo conserva. Si al cargar la reserva manual escribiste el precio por noche, al cambiar las fechas cada noche nueva se cobra a ese mismo precio, no con las tarifas de hoy, y la previsualización te lo dice antes de aplicar. En una reserva con habitaciones de otro tipo sin precio acordado, esas sí se recalculan. Si el cambio lo pide el huésped desde su enlace, no se aplica solo: te llega como solicitud en Aprobaciones para que decidas si ese precio vale también para las fechas nuevas.

Cambiar habitación cambia lo que compró el huésped. Úsalo cuando el huésped se cambia a otro tipo, por ejemplo de Quirquincho a Cóndor. Ábrelo desde la ficha de la reserva, o arrastra su barra en la línea de tiempo hasta la fila de una habitación de otro tipo: al soltarla no se cambia nada todavía, se abre la confirmación. Desde la ficha ves una fila por cada habitación de la reserva: elige la nueva solo en las que cambian (por ejemplo, Quirquincho → Llama y Taruka → Guanaco) y toca “Ver disponibilidad y precio”. Las que elijas cambian juntas: si una no tiene lugar, no cambia ninguna. Después eliges cómo queda el precio:

• Mantener el precio: la reserva conserva su total.
• Tarifa de hoy: cada habitación que cambia pasa a costar lo que cuesta hoy su tipo nuevo para toda la estadía. Las demás habitaciones de la reserva no cambian de precio. No aparece si la reserva tiene cargos que dependen de las fechas, como un descuento por larga estadía.

Si el tipo nuevo tiene No vender esas noches en el calendario de tarifas, o una estadía mínima o máxima, o no recibe llegadas o salidas ese día, te lo avisamos antes de confirmar, pero el cambio se aplica igual: esas reglas son para ventas nuevas, y esta reserva ya está vendida. Lo que sí frena el cambio es que no haya lugar: otra reserva en ese tipo, o la habitación fuera de servicio. Un mismo tipo no puede dejarse y recibirse en el mismo cambio: hazlo en dos pasos.

Al confirmar, la reserva queda a nombre del tipo nuevo, su habitación pasa a la nueva y la disponibilidad que se publica en tu sitio y en tus canales de venta se actualiza: el tipo nuevo deja de venderse esas noches y el anterior vuelve a la venta. Si la reserva ya estaba pagada, la diferencia funciona como en Cambiar fechas: saldo para cobrar en recepción, o una tarea de reembolso en Aprobaciones. Una reserva de paquete no cambia de habitación desde aquí. Una habitación con precio acordado tampoco cambia de tipo, ni puede entrar a un tipo que en esa reserva tiene precio acordado: el acuerdo es de ese tipo y no se traslada a otro. Las demás habitaciones de esa reserva sí cambian, y la que conserva su tipo conserva su precio.

Agregar paquete convierte la reserva, no crea otra. Úsalo cuando el huésped reservó la habitación y después quiere el paquete (la cena, el tour, el precio cerrado). En la ficha de la reserva toca Agregar paquete y elige cuál: antes de aplicar ves el total nuevo y lo que se agrega. La reserva sigue en las mismas habitaciones y fechas, cuenta en el cupo del paquete y aparece en la agenda de actividades. El dinero funciona como en Cambiar fechas: si todavía no pagó, el link de pago que ya tiene pasa a cobrar el total nuevo; si ya pagó y el total sube, la diferencia queda como saldo para Cobrar saldo en recepción; si baja, se crea una tarea de reembolso en Aprobaciones y no se devuelve nada sin tu aprobación.

Con varias habitaciones, el paquete va una vez por habitación, como si fueran varias reservas del paquete: cada habitación paga su paquete con su gente, un extra «por reserva» (por ejemplo, el jacuzzi) se cobra una vez por habitación y el grupo usa un cupo por habitación. Antes de aplicar indicas cuántas personas van en cada habitación (y cuántos son niños, si el paquete no se los cobra): te proponemos un reparto parejo y lo corriges si no es así. Con precio fijo, cada habitación tiene que tener las personas del paquete. A un grupo también puedes venderle el paquete directamente en la reserva manual (ver Vender un paquete).

No se puede agregar un paquete a una reserva con descuentos o ajustes (el paquete tiene su propio precio y no se combina con ellos), ni a una estadía que ya terminó. Si la reserva tiene un precio acordado en el alta, se le puede agregar un paquete de precio fijo o por persona —el total pasa a ser el del paquete—, pero no uno de «tarifa + extras» o «% de descuento», que se calculan sobre la tarifa de la habitación. Tampoco si el paquete no aplica a esas fechas, a esa habitación o a ese grupo, o si ya no tiene cupo: la previsualización te dice por qué. Si el huésped ya compró aparte algo que el paquete incluye, te lo avisa para que no se cobre dos veces.

Asignar una habitación de otro tipo no cambia lo que compró. Con “Asignar habitación” → “Ver todas las habitaciones” puedes darle otra habitación como mejora: toca la nueva y después la actual para quitarla (si no, la reserva queda con las dos). La reserva sigue vendida como el tipo original, con su precio, pero la disponibilidad cuenta dónde duerme el huésped: el tipo de la habitación nueva deja de venderse esas noches y el que compró vuelve a la venta. Si el huésped de verdad se cambia de tipo y quieres que la reserva lo diga (y el precio), usa Cambiar habitación.

Descargar la lista de reservas

En el modo Lista puedes acotar la lista a un período con Llegadas desde y Hasta: quedan las reservas cuya fecha de entrada cae en esas fechas, las dos incluidas. Puedes completar una sola para dejar el período abierto, y “Ver todas” lo quita.

Con “Descargar CSV” o “Descargar Excel” bajas esa misma lista, con el mismo período. El archivo trae una fila por reserva con el código, el estado, el origen, el huésped, la entrada y la salida, las noches, las habitaciones (la reservada y la asignada), las personas, el total, lo pagado, el saldo, la moneda, la fecha de creación y, al final, las respuestas a los campos propios del formulario de reserva si el huésped contestó alguno.

• Trae la lista completa. La pantalla muestra hasta 500 reservas; la descarga no tiene ese tope.
• Incluye las reservas de tus canales de venta y de tu PMS, marcadas con su origen (por ejemplo, Booking.com o Cloudbeds). Su total, lo pagado y el saldo quedan vacíos: esos cobros los hace la OTA o el PMS, y TitanIA no inventa un monto que no conoce. Del PMS sí viene el total que informa el PMS.
• El período es por fecha de entrada, no por noches. Así, si descargas septiembre y después octubre, una estadía del 30 de septiembre al 2 de octubre aparece una sola vez y los totales no se suman dos veces.
• Las celdas sin dato van vacías, no en cero. Si nadie dijo cuántas personas vienen, la celda queda vacía. De una reserva de OTA se informa el total de personas, sin separar adultos y niños, porque la OTA no lo separa.
• El Excel trae los números como números, así que puedes sumarlos y ordenarlos, más una fila de totales. Si alguna reserva quedó en otra moneda, su monto se escribe sin símbolo y no entra en la fila de totales, que te dice cuántas quedaron fuera.

Descargar la lista lo pueden hacer el dueño, un administrador o un encargado. Recepción ve la lista y el período, pero no los botones de descarga.

Bloquear una habitación

Una unidad puede quedar fuera de servicio por mantención, remodelación o uso interno, en un rango de fechas. Cada día bloqueado descuenta una unidad de la disponibilidad de ese tipo, y esa habitación deja de poder asignarse esas noches.

Ojo con las fechas: en un bloqueo las dos fechas se incluyen — del 12 al 15 son cuatro noches. Es al revés que el check-out de una reserva, donde la noche de salida no cuenta.

Desde la línea de tiempo. En Reservas → Línea de tiempo, haz clic derecho sobre la fila de la habitación, en la noche desde la que quieres bloquearla, y elige Dejar fuera de servicio…. Las fechas llegan con esa noche: ajústalas, agrega un motivo si quieres y confirma. Si la habitación tiene una reserva asignada en esas noches, te lo dice antes de guardar: muévela primero a otra habitación. Para devolverla a servicio, haz clic derecho sobre su barra gris y elige Devolver a servicio. Lo pueden hacer el dueño, un administrador, un encargado o recepción.

La opción aparece solo en habitaciones con número. Si tu línea de tiempo muestra «Cupo 1», «Cupo 2», primero dales número en Mi hotel → el tipo de habitación → Números de habitación.

Es la forma correcta de sacar inventario del mercado. Bloquear con una reserva falsa ensucia tus métricas y tu CRM.

Qué ve el bot de todo esto

Lo mismo que tú. Una habitación bloqueada no se ofrece, una fecha sin disponibilidad no se cotiza y un cambio de fechas aplicado se refleja en la conversación. No hay dos calendarios.

¿Qué pasa si algo falla?

“Esa habitación ya está ocupada en esas fechas”. Otra reserva la tiene. Elige otra unidad del mismo tipo o mueve la otra reserva primero.

“Esa habitación está fuera de servicio en esas fechas”. Hay un bloqueo activo. Quítalo si ya no aplica, o asigna otra unidad.

Cambié fechas y el precio subió. Las noches nuevas se cobran con el precio vigente para esas fechas — ver Calendario de tarifas —, salvo en una reserva con precio acordado, que lo conserva. La previsualización te muestra el total nuevo antes de aplicar, justamente para que no sea una sorpresa.

Cargué una reserva manual y no descuenta disponibilidad. Revisa que tenga fechas y unidad asignada. Una reserva sin unidad ocupa el tipo, no una habitación concreta.

No veo «Descargar comprobante» en la ficha. Puede ser una de tres cosas: la reserva todavía no está confirmada (la ficha lo dice), viene de una OTA o de tu PMS, o tu usuario tiene un rol de solo lectura.

Una reserva del PMS no me deja editarla. Es intencional: se gestiona en el PMS. Editarla en los dos lados crearía dos verdades sobre la misma noche.