CRM de huéspedes: la ficha de quien ya te eligió

Cada persona que consultó, cotizó o se alojó queda con su ficha. No es un anexo: es lo que te permite reconocer a un huésped que vuelve, saber qué pidió la vez pasada y no empezar de cero cada vez.

El dato es tuyo, no de una OTA.

¿Cuándo necesito esto?

Antes de responderle a alguien que ya estuvo. Y cuando quieras trabajar tu base — recurrentes, VIP, consultas que quedaron a medio camino.

Dónde está

En Huéspedes (/app/huespedes). La lista con buscador y segmentos, y al elegir a alguien, su ficha completa.

Los segmentos

TitanIA etiqueta a cada huésped según su comportamiento real, no según lo que alguien recuerde marcar:

Etiqueta	Qué significa
VIP	Tu huésped de mayor valor
Recurrente	Ya se alojó más de una vez
Primer contacto	Recién aparece
Cotizando	Tiene una consulta en curso sin cerrar
Canceló / Perdida	La reserva no llegó a concretarse
Familiar / Grupo / Pide factura	Señales del tipo de estadía que pide

Los filtros de la lista usan estas mismas etiquetas, así que “muéstrame mis recurrentes” es un clic.

La ficha

• Datos de contacto, con acceso directo para llamar o escribir: su documento de identidad (RUT, pasaporte o cédula de otro país), teléfono, correo y ciudad, y sus respuestas a las preguntas propias de tu hotel (por ejemplo, patente, dirección, país o comuna). Bajo cada dato dice de dónde salió: de qué reserva, si lo cargó tu equipo o si viene de tu sistema anterior.
• Resumen TitanIA — un párrafo escrito por la IA a partir de su actividad real: qué buscó, qué le importó, cómo cerró. Si no hay actividad suficiente, no hay resumen: no se rellena con frases genéricas.
• Indicadores — noches acumuladas, gasto total, estadías concretadas y desde cuándo es cliente.
• Actividad reciente — estadías, mensajes, notas y los correos que le escribiste desde sus reservas, en una sola línea de tiempo. Si trajimos el historial de tu sistema anterior, sus estadías también aparecen aquí, en gris y con el nombre de ese sistema.
• Notas internas — lo que el equipo necesita recordar. Solo las ve el equipo de recepción, nunca el huésped.

Editar los datos de contacto

Toca Editar en Datos de contacto. El formulario sale con lo que muestra la ficha; corrige lo que haga falta y guarda. Guardar no le envía nada al huésped.

• Manda el dato más reciente. Lo que escribes se muestra hasta que el huésped reserve de nuevo con otro dato: si en su próxima reserva declara otra patente, la ficha muestra esa.
• Un campo vacío no borra lo que declaró al reservar. Si dejas un campo en blanco, la ficha vuelve a mostrar el que dejó en su última reserva, si lo hay. Para corregir el dato de una reserva en particular, usa Editar datos del huésped en la ficha de esa reserva.
• Las preguntas son las de tu formulario de reserva. Se agregan o cambian en Mi hotel → Canales; la ficha usa siempre las de hoy.

Desde la ficha puedes lanzar una nueva reserva con sus datos ya cargados: nombre, teléfono, correo, documento y las respuestas a las preguntas de tu hotel. Lo mismo pasa al buscarlo desde Nueva reserva manual. Todo queda editable antes de guardar, y si lo desvinculas se borra lo que vino de su ficha.

Para qué sirve de verdad

Tres usos que valen la pena:

1. Reconocer al que vuelve. “La vez pasada te dimos la 204, con vista al patio” es una frase que ninguna OTA puede decir por ti.
2. Rescatar cotizaciones frías. El segmento Cotizando es tu lista de gente que ya se interesó y no cerró.
3. Preparar la llegada. Notas internas leídas antes del check-in evitan repetir preguntas que el huésped ya respondió.

El historial de tu sistema anterior

Si vienes de otro sistema de reservas, podemos traer tu historial de huéspedes: sus datos de contacto y sus estadías pasadas. Escríbenos a [email protected].

• Las estadías traídas no cuentan en noches, gasto, estadías ni etiquetas: esos indicadores son solo lo que pasó en TitanIA. Tampoco ocupan disponibilidad ni aparecen en tus reportes.
• Sus datos de contacto nunca reemplazan lo que el huésped declaró en una reserva de TitanIA.

Exportar

La lista completa se descarga en CSV. Es tu base: úsala para tus campañas, tu contabilidad o para llevártela si algún día te vas.

Privacidad

Las notas internas y el resumen son de uso interno. TitanIA nunca le muestra al huésped etiquetas, notas, indicadores ni señales internas — el mismo criterio que rige la conversación, donde tampoco ve reason codes ni niveles de confianza.

¿Qué pasa si algo falla?

Un huésped aparece dos veces. Suele ser el mismo teléfono escrito distinto o un correo alternativo. Consolida los datos en la ficha que tenga el historial más completo y usa las notas internas para dejar constancia.

No veo el Resumen TitanIA. Solo aparece cuando hay actividad suficiente para escribir algo cierto. Con un huésped de un solo mensaje, no lo hay.

Cargué una reserva manual y el huésped no aparece. Revisa que la reserva tenga los datos de contacto: sin teléfono ni correo no hay a quién asociarla.

Necesito borrar los datos de un huésped. Escríbenos a [email protected] indicando cuál: hay obligaciones legales de conservación de reservas que conviene revisar antes de eliminar nada.