Libro de pasajeros

El Libro de pasajeros tiene una fila por cada persona que se aloja en tu hotel, con su documento, nacionalidad, procedencia y destino. Lo llenas reserva por reserva y lo descargas cuando lo necesitas.

¿Cuándo necesito esto?

Cuando tienes que mostrar quién se alojó en un período: si te lo pide una autoridad, para tu control interno o para revisar el documento que presentó cada huésped.

Qué datos te exige la ley y por cuánto tiempo depende de tu país y de tu tipo de alojamiento. Consúltalo con tu contador o asesor: el libro te ayuda a tener los datos ordenados, pero no reemplaza esa revisión.

Dónde está

• El libro completo: en el menú lateral, Recepción → Libro de pasajeros.
• Los pasajeros de una reserva: abre la reserva en Reservas, toca Abrir ficha completa y entra a la pestaña Pasajeros.

La sección Recepción la ven el propietario, el gerente y recepción, y son ellos quienes registran a los pasajeros.

Registrar a los pasajeros de una reserva

1. En la pestaña Pasajeros de la reserva, presiona Agregar pasajero (o Registrar pasajero, si todavía no hay nadie).
2. Completa Nombre completo, Tipo de documento (RUT, Pasaporte, DNI u Otro) y Número.
3. Agrega Nacionalidad, Fecha de nacimiento, Procedencia y Destino.
4. Si es quien reservó, marca Marcar como titular de la reserva. Hay un solo titular por reserva.
5. Presiona Guardar pasajero.

Se registra a cada persona, no a la reserva: un matrimonio con dos hijos son cuatro filas. Arriba ves cuántas personas declaró la reserva y cuántas llevas registradas («falta 1»).

Algunas cosas que conviene saber:

• El titular viene precargado con lo que TitanIA ya sabe de la reserva. Es un borrador: confírmalo contra el documento físico, porque el nombre con que alguien reservó no siempre es el de su documento.
• El RUT se valida solo si eliges RUT. A un extranjero con pasaporte no se le pide dígito verificador: elige Pasaporte, DNI u Otro.
• Puedes guardar con nombre y documento, si estás apurado en el mostrador. Esa persona queda con la marca Falta completar y el botón Completar hasta que agregues nacionalidad, nacimiento, procedencia y destino. Completa, dice Registrado.
• El mismo documento no se registra dos veces en una reserva: suele ser un error de tipeo.

En cada persona también puedes Subir documento (una foto o PDF), Marcar verificado cuando alguien del hotel lo revisó y Firmar reglamento. Tener la foto no es lo mismo que haberla revisado, y por eso son dos marcas: Documento sin revisar y Documento verificado. Cada vez que alguien abre un documento queda registrado.

El libro completo

En Recepción → Libro de pasajeros ves a todas las personas registradas, con estas columnas: Fecha, Nombre (con la habitación debajo), Documento, Número, Nacionalidad, Nacimiento, Procedencia, Destino y Reserva.

• Elige el rango con Desde y Hasta. Parte con los últimos 14 días, contados con el día del hotel. Aparece toda persona cuya estadía cae, aunque sea en parte, dentro de esas fechas.
• Buscar encuentra por nombre, documento, habitación o código de reserva, con o sin tildes.
• Nacionalidad y Procedencia filtran la lista.

De dónde sale cada dato

• Lo que escribe tu equipo en la pestaña Pasajeros: nombre, documento, nacionalidad, nacimiento, procedencia y destino.
• Lo que ya está en la reserva: las fechas de entrada y salida, la habitación asignada y el código de reserva.
• Lo que registra la llegada: la hora real de entrada y de salida, cuando marcas la llegada y la salida (o el huésped confirma su llegada con el QR, ver Recibir al huésped con QR).

Si cambias la habitación o las fechas de una reserva, el libro lo refleja: no hay que corregirlo aparte.

Descargar o imprimir el libro

Elige el rango y presiona uno de los tres botones:

Botón	Para qué sirve	Qué trae
Descargar PDF	Imprimirlo o entregarlo	Hoja apaisada con el nombre del hotel. Deja fuera el destino y las horas reales de entrada y salida, para que el resto se lea bien
Descargar CSV	Trabajarlo en una planilla	El registro completo, con los catorce campos
Descargar Excel	Igual que el CSV	El registro completo, con las fechas listas para ordenar y filtrar

Los catorce campos son: nombre, tipo de documento, documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, entrada, salida, llegada real, salida real, habitación, procedencia, destino, rol (titular o acompañante) y reserva.

Las descargas traen a todas las personas del rango: la búsqueda y los filtros solo cambian lo que ves en pantalla. La tabla y las tres descargas salen del mismo libro, así que no pueden decir cosas distintas.

Extranjeros e IVA

Si en Mi hotel → Identidad, en IVA en los precios, elegiste «Incluyen IVA; extranjeros exentos con pasaporte», el bot y tus cotizaciones lo dicen así. El libro deja constancia del tipo y número de documento de cada persona, por ejemplo su pasaporte.

El libro no calcula impuestos, no decide quién queda exento y no emite boletas ni facturas.

Límites

• Reservas de Booking, Expedia, Airbnb y Despegar. Su ficha no tiene la pestaña Pasajeros, así que hoy sus huéspedes no se registran en el libro.
• Solo lo registrado. El libro no inventa filas: una reserva sin pasajeros registrados no aparece, aunque el huésped haya llegado.

¿Qué pasa si algo falla?

El libro dice «Todavía no registras a nadie». En ese rango no hay personas registradas. Amplía las fechas o registra a los pasajeros desde la pestaña Pasajeros de cada reserva.

«Ese RUT no es válido». Revisa el número. Si la persona es extranjera, elige otro tipo de documento.

No me deja marcar a otro titular. La reserva ya tiene uno. Abre a esa persona con Revisar o Completar, quita la marca de titular y guarda. Después marca a la otra.

El PDF no trae el destino. Es a propósito: no cabe en la hoja. Si lo necesitas, descarga el CSV o el Excel.

El rango termina antes de empezar. La fecha Hasta es anterior a Desde: corrígela y los botones se vuelven a activar.