Coordina tus paquetes con la agenda de actividades

Si vendes paquetes con itinerario, como un tour de tres días, la agenda arma sola qué hace cada grupo cada día. La saca del itinerario que ya escribiste para el sitio y de las reservas que compraron el paquete. No tienes que ingresar a nadie a mano.

¿Cuándo necesito esto?

Desde tu primer paquete. La entrada Actividades aparece en el menú del panel solo cuando el hotel tiene paquetes.

Cómo se arma

• Una salida es un paquete y una fecha de llegada. Las reservas que compraron el mismo paquete y llegan el mismo día viajan juntas por su itinerario.
• El día 1 del itinerario cae el día de llegada, el día 2 al día siguiente, y así. Cada día la agenda muestra el paso que toca, por ejemplo «Día 1 de 3 · Iquique y termas», con el texto que escribiste.
• Un paquete sin itinerario aparece solo el día de llegada.
• Cuentan las reservas aceptadas y confirmadas, las mismas de Mis reservas. Una cancelada no cuenta, y quien no llegó o se fue antes deja de contar en los días que ya no está.

Cada salida dice cuántas personas viajan (adultos y niños, si los declararon), cuánto falta para el mínimo, cuánto cupo queda y la lista de reservas con su contacto y sus peticiones. Desde el nombre del huésped llegas a la ficha de la reserva.

Arriba eliges el tramo (7, 14 o 30 días), avanzas o retrocedes, y filtras por paquete o por guía. Las mismas actividades aparecen en el día de Mis reservas, en su versión impresa y en Hoy del teléfono.

Cupo por salida

En el editor del paquete, el cupo puede ser total (se descuenta con cada venta, hasta agotarse) o por salida (se renueva en cada fecha de llegada). Con cupo por salida, el sitio y la reserva manual dicen cuántos lugares quedan en esa fecha, y una salida llena deja de venderse sin afectar a las demás.

Mínimo para operar

Si un paquete necesita un mínimo de personas para salir, escríbelo en Mínimo para operar. Es solo para tu equipo: el huésped no lo ve. La agenda marca cada salida que todavía no llega al mínimo y el resumen cuenta cuántas están así, para que decidas a tiempo si la operas.

Cuando faltan 3 días o menos para una salida que sigue bajo el mínimo, TitanIA te avisa con la campanita del panel y un correo al contacto del hotel. Si la salida llega al mínimo y después vuelve a quedar bajo él (por ejemplo, por una cancelación), te avisa otra vez. TitanIA no cancela la salida ni les escribe a los huéspedes por su cuenta: eso lo decides tú.

Para hablar con el grupo, la salida bajo el mínimo tiene el botón Avisar a los huéspedes. Escribe un correo que le llega por separado a cada reserva de esa salida que tenga correo, a nombre de tu hotel, y queda en la línea de tiempo de cada huésped. El texto viene empezado: termínalo con lo que le propones al grupo. Si alguien no tiene correo, te dice a quién escribirle por teléfono o por WhatsApp. Ese correo solo comunica: un cambio de fecha o una devolución se hace desde la ficha de cada reserva.

Guías

Con el botón Guías de la agenda armas la lista de tu equipo: nombre y teléfono. Un guía que ya no trabaja contigo se da de baja, no se borra: las salidas que atendió conservan su nombre y lo puedes reactivar.

En cada salida eliges quién la atiende. Cada día la agenda te dice qué guías están ocupados, cuáles están libres y cuántas salidas no tienen guía todavía. Si asignas al mismo guía a dos salidas del mismo día, ambas lo avisan. Con el filtro por guía ves solo sus salidas, para mandarle su semana.

Lugar de recogida

Si el paquete incluye traslado, enciende Incluye traslado en su editor. Desde ese momento:

• El huésped que reserva en tu sitio tiene que decir dónde lo recogen para avanzar.
• La reserva manual te ofrece el campo Lugar de recogida. Si todavía no lo sabes, lo dejas vacío.
• En la agenda, cada reserva dice dónde recogerla o avisa Falta el lugar de recogida. Lo completas o lo corriges ahí mismo.

Planilla e impresión

Descargar Excel (solo supervisores) baja la agenda del tramo con una fila por reserva y por día: fecha, paquete, paso del itinerario, guía, huésped, personas, habitación, contacto, lugar de recogida y peticiones. Puedes filtrarla por fecha o por guía y repartirla. Esta información también aparece en el parte del día impreso de Mis reservas.

Si algo no cuadra

• Una reserva no aparece. Revisa que se haya vendido con el paquete: en la reserva manual, el paquete se elige en Paquete (opcional). Una reserva sin paquete no tiene itinerario que seguir.
• El itinerario está mal. Corrígelo en el editor del paquete. La agenda se actualiza para todas las salidas, también las ya vendidas.