Garantías y depósitos: cómo resguardar la reserva

Una garantía es el dinero que el huésped deja al confirmar para que la reserva sea real. TitanIA la pide durante la conversación, la cobra con tus mismos métodos de pago y la trata según lo que definas acá.

¿Cuándo necesito esto?

Cuando quieras dejar de tener reservas que se caen sin costo. También si trabajas con grupos, con temporada alta muy demandada o si el no-show es un problema recurrente.

Dónde se configura

En Mi hotel → Garantías. El bot aplica estas reglas en cada cotización, antes de confirmar la reserva.

Las reglas base

Cuándo pedir garantía

• Sin garantía — se confirma sin cobrar nada por adelantado.
• Depósito parcial — un porcentaje del total.
• Prepago total — el 100% por adelantado.

Con depósito parcial defines el porcentaje sobre el total de la reserva. Como referencia: 10% es lo estándar y 30% es lo habitual para grupos. El panel te muestra el monto en pesos sobre una reserva de ejemplo, para que no tengas que hacer la cuenta mental.

Plazo para pagar

Cuánto tiempo tiene el huésped para completar el pago: 20 minutos, 1 hora, 12, 24, 48 o 72 horas. El correo con los datos de la transferencia le dice la hora exacta en que vence.

Junto al plazo hay un interruptor para anular la reserva si vence sin pago. Encendido, la reserva se anula al vencer el plazo; si el huésped ya avisó que transfirió, se espera a que confirmes el pago. Apagado, la reserva queda esperando y alguien de tu equipo decide qué hacer.

Con un plazo corto, como 20 minutos, confirma cada transferencia apenas llegue a tu cuenta: si no la confirmas a tiempo, la reserva se anula aunque el dinero ya esté ahí.

Al hacer check-in

Qué pasa con la garantía cuando el huésped llega:

• Se abona a la estadía — descuenta del total a pagar.
• Se devuelve — se le reintegra.

Reglas avanzadas

Solo aparecen si pides garantía. Sirven para los casos donde el riesgo no es parejo:

• Hold adicional para grupos — sobre cierto número de personas, el bot pide un porcentaje mayor.
• Hold en temporada alta — un porcentaje distinto durante temporada alta.
• Depósito anticipado — nunca · solo temporada alta · siempre.
• Cargo por no-show — sin cargo · primera noche · total.
• Liberar habitación en no-show — 2 horas · 4 horas · medianoche · día siguiente después del check-in acordado.

El cargo por no-show es una política que el bot comunica, no un cobro automático. TitanIA no le pasa la tarjeta a nadie por no aparecer: si decides cobrarlo, lo ejecutas tú desde Reservas.

Con qué se cobra

Con los mismos métodos que ya configuraste en Pagos — un solo lugar para tus datos de cobro, sin credenciales duplicadas. La pantalla te muestra el estado de cada método y un acceso directo para configurarlos.

El orden es fijo: si conectaste Webpay con tu comercio, la garantía se cobra con Webpay antes que con cualquier otro método; si no, con MercadoPago o Khipu, y al final con transferencia manual.

Como en todo el producto, el dinero entra directo a tu cuenta: el hotel es el comercio, TitanIA no toca los fondos.

Garantías retenidas y devoluciones

En la misma pantalla tienes la lista de garantías cobradas y en curso, con el monto de cada una.

Para devolver una, TitanIA la procesa en la misma pasarela donde se cobró cuando fue con Webpay (con el mismo comercio que la cobró) o con MercadoPago. Una garantía pagada con Khipu se devuelve desde tu cuenta de Khipu, y una por transferencia la devuelves tú directo al huésped. La acción queda auditada: se registra con tu usuario y la hora.

Dos límites que conviene conocer antes de intentarlo:

• Si tu política de reembolsos está en “Nunca”, TitanIA no ejecuta devoluciones. La cambias en Mi hotel → Pagos o gestionas la devolución directo en tu pasarela.
• Si está en “Con tu aprobación” (el valor por defecto), la devolución pasa por la cola de Aprobaciones. Es deliberado: ningún reembolso sale sin que una persona lo mire.

Facturación empresarial

Un interruptor aparte: cuando está activo, el formulario de reserva muestra un campo opcional para que el huésped indique que la reserva es para su empresa y complete razón social, RUT, dirección y correo de factura. Aparece en el paso de contacto y no obliga a nadie.

Solicitudes de empresas

Otro interruptor, encendido de entrada: tu sitio muestra Empresas y convenios para que una empresa te pida cotizar estadías largas, grupos o un convenio. No es una reserva: cada solicitud te llega como derivación, con los datos de la empresa, para que negocies tú el precio y las condiciones. Si tu hotel no trabaja con convenios, apágalo y la opción desaparece del sitio. Más detalle en Cómo derivar una conversación al equipo.

¿Qué pasa si algo falla?

Activé la garantía y el bot no la pide. Revisa que tengas al menos un método de cobro activo. Sin dónde cobrar, el bot no puede pedir garantía y sigue confirmando sin ella.

El huésped pagó pero la reserva sigue esperando. Es el caso de El huésped pagó pero la reserva sigue “esperando pago” — hay reconciliación automática antes de que tengas que intervenir.

Se venció el plazo y la habitación quedó bloqueada. Si el interruptor de liberar automáticamente está apagado, la reserva no se suelta sola. Libérala desde Reservas o enciéndelo para que el bot lo haga.

Quiero cobrar la garantía en un porcentaje distinto por tipo de habitación. Hoy el porcentaje es del hotel, no por unidad. Las diferencias que sí puedes expresar son por tamaño de grupo y por temporada alta.

No puedo devolver una garantía desde el panel. Revisa el estado del pago: solo se devuelve un pago autorizado, una sola vez y por un monto válido. Si ya hay una devolución en curso, espera a que cierre antes de reintentar.