Extras y aprobaciones: la cola que necesita a una persona

Hay decisiones que TitanIA no toma sola: cobrar un extra que quizás no tengas disponible, devolver dinero, cerrar una diferencia de precio. Todas terminan en el mismo lugar — Aprobaciones (/app/aprobaciones).

¿Cuándo necesito esto?

Todos los días, junto con Mensajes. Una cola de aprobaciones que nadie mira es un huésped esperando.

Qué llega a la cola

Respuestas del bot pendientes

Si tienes el bot en Sugiere, o alguna categoría en ese modo, cada respuesta se prepara y espera tu visto bueno. Puedes aprobarla tal cual, editarla antes de enviar o descartarla.

Vale la pena editar en vez de descartar: tus correcciones se agrupan por tema en Insights y te muestran qué configuración conviene afinar. Ver Autonomía.

Pedidos de extras

Un extra es una venta posterior a la confirmación: desayuno en la habitación, traslado, late check-out, spa.

El orden importa: el hotel aprueba disponibilidad antes de que se genere el cobro. Al aprobar, TitanIA emite el link de pago y lo copia al portapapeles para que se lo mandes al huésped; también queda en la ficha de la reserva.

Cada pedido indica de dónde salió: de la conversación, ofrecido por el equipo o como oferta proactiva del bot.

Reembolsos

Tu política de reembolsos, en Mi hotel → Pagos, puede ser Con tu aprobación (la que viene), Automática o Nunca.

Cancelar una reserva pagada jamás dispara una devolución automática: si hay algo que devolver, queda una tarea para que alguien decida, aunque tu política sea Automática. Con Nunca, TitanIA no crea la tarea ni ejecuta devoluciones. El paso a paso está en Cancela una reserva y gestiona la devolución.

Tareas de operación

Casos donde el dinero ya no cuadra solo:

• Reembolso tras cancelar — hay que decidir qué se devuelve.
• Cambio de fechas de una reserva pagada — con la diferencia por cobrar o a favor del huésped ya calculada.
• Cambio de fechas de una reserva con precio acordado — el huésped lo pidió desde su enlace; decide si ese precio vale para las fechas nuevas. Si lo aplicas con “Cambiar fechas” en la reserva, se conserva el precio por noche pactado.
• Reserva sin garantía — quedó confirmada sin resguardo y conviene contactar.

Cuando resuelves la gestión por fuera, puedes cerrar la tarea con “Ya contacté al huésped”.

Ofrecer un extra desde la reserva

No hace falta esperar a que el huésped pregunte. Desde la reserva, en la sección de extras, eliges el servicio y creas la oferta: el huésped puede aceptarla en la conversación o con el link.

Desde ahí también puedes copiar el link, cobrarlo en recepción con Cobrar aquí si lo paga en el mostrador, o cancelar la oferta.

El extra en la cuenta de la habitación

Un extra Aceptado o Esperando pago ya está en la cuenta de la habitación, como una línea Extra. Si el huésped no lo paga con el link, se cobra al salir junto con el resto: Cobrar la cuenta lo incluye. Si ya lo pagó, la cuenta muestra el cargo y su pago, y no suma nada por cobrar.

• Un extra Ofrecido todavía no está en la cuenta: el huésped no lo debe hasta aceptarlo.
• Si tu hotel no cobra en pesos chilenos y la cuenta tiene un extra por cobrar, Cobrar la cuenta no la cobra de una vez: cobra el extra con Cobrar aquí.

Cómo se arma y se cobra la cuenta, en La cuenta de la habitación.

Lo que la reserva ya incluye

Algunas reservas traen cosas además de la habitación: los extras de un paquete (la cena, el masaje, el desayuno de cada noche) o los que el huésped eligió al reservar en tu sitio. Ya están pagados con la reserva, así que no se cobran: se preparan y se entregan.

• En la ficha de la reserva, el bloque Incluye las lista, arriba de los extras, y dice cuánto toca por noche de lo que va por noche y cuándo se entrega («Desayuno ×4 · 2 por noche · en la mañana»). Cuando entregas algo, márcalo. Va de a uno: un desayuno para tres noches son tres entregas, y cada clic marca una. Si te equivocas, Deshacer quita la última. Si otra persona marcó lo mismo al mismo tiempo, la ficha te avisa y se actualiza en vez de contar dos veces.
• En Hoy, la llegada del día dice el paquete y lo que toca prepararle, y los huéspedes que ya están en el hotel aparecen como En casa los días que les toca algo. Lo que va por noche se pide de a una noche («Desayuno ×2 en la mañana»), no el total de la estadía.
• En el parte del día impreso, el bloque Para preparar hoy lista a cada huésped con su habitación, su paquete y lo que le toca.

Cuándo se entrega cada extra

En Mi Hotel → Estilo de venta, cada extra tiene Se entrega: en la mañana (como un desayuno), en la noche (como una cena) o sin hora fija. Con eso TitanIA sabe qué día pedirlo: un desayuno se pide desde la mañana siguiente a la llegada hasta la mañana de la salida, y una cena desde la noche de la llegada hasta la anterior a la salida. Sin hora fija, se pide cualquier día de la estadía mientras quede pendiente.

Lo que configures vale también para las reservas que ya vendiste.

• En Reservas, las de paquete llevan la etiqueta Paquete y su nombre.
• En Mi sitio web → Paquetes, cada paquete dice cuántas reservas confirmadas tiene, con un enlace a esa lista.

Una reserva de paquete no cambia de fechas desde TitanIA: su precio y lo que incluye dependen de ellas. Si el huésped necesita otras fechas, crea una reserva manual con el precio por noche que acuerden y cancela la del paquete desde el menú de su ficha.

Lo que ve el huésped

El huésped abre el link y ve el pedido con su precio. Si el hotel todavía no confirma disponibilidad, el link se lo dice con todas las letras: el hotel confirma disponibilidad antes de cobrarte.

Cada pedido tiene un estado visible — pagado, rechazado, expirado, cancelado por el hotel o reembolsado — así que el huésped nunca queda adivinando.

Pase lo que pase con el extra, la reserva queda intacta. Un traslado que no se pudo dar no arrastra a la habitación.

Quién puede aprobar

Aprobar o descartar respuestas, extras y cambios de fechas es una acción de operación: propietario, gerente y recepción. Con rol de visor la cola se ve en modo lectura.

Aprobar un reembolso es distinto, porque mueve dinero: lo ejecuta solo el propietario. No reembolsar lo puede usar todo el equipo de operación.

¿Qué pasa si algo falla?

“Aprobada, pero no se entregó”. La respuesta se aprobó pero el canal no la pudo enviar (la ventana de WhatsApp se cerró, el número dejó de estar disponible). El texto queda guardado; contacta al huésped por otra vía.

Aprobé un extra y el huésped dice que no le llegó el link. Está en la ficha de la reserva. Cópialo y mándaselo de nuevo: el mismo link sirve, no hace falta crear otra oferta.

No puedo aprobar un reembolso. Aprobarlo es del propietario: con otro rol verás un error. Si tu política es Nunca, TitanIA no ejecuta devoluciones: se gestionan directo en tu pasarela. Si la devolución propuesta es $0, el botón queda desactivado y la tarea se cierra con No reembolsar.

La cola crece y no doy abasto. Es la señal de que hay categorías en Sugiere que ya podrían estar en automático. Empieza por Información: es la más segura y suele ser la mitad del volumen.

Un extra quedó expirado. El link tiene vigencia. Si el huésped aún lo quiere, crea una oferta nueva desde la reserva.